碎纸机有两大主要部件“切纸刀”和“电动马达”，之间通过皮带和齿轮使之紧密地连接在一起，马达带动皮带、齿轮，把能量传送给切纸刀，而切纸刀通过转动，用锋利的金属角把纸切碎。

碎纸量

一般碎纸量可每次碎13-15张，大型的碎纸机可每次碎60-70张，碎纸量大的碎纸机会比小的速度为慢。

碎纸速度

碎纸速度必须配合碎纸量，一部低碎纸量但太高速的碎纸机会令碎纸条变得卷曲，令盛载碎纸的袋需经常更换，及产生大量尘埃。一般来说，电脑纸会自动连续不断地输入碎纸机，速度最低要求应不低于每秒0.5m，即每小时能处理6400张脸须不断的电脑纸。

入纸口宽度

由于电脑文件的面积较一般办公文件宽，通常为9*11 或 11*15，要切碎的纸张更必须与切口垂直输入，否则整行文字有可能完整保留，资料尽露;如入纸口太细，纸张便会折在一起，降低每次所碎张数，且容易引至纸塞，降低工作效率。所以选用专用电脑碎纸机，其入口至少应有385mm宽，是为最低标准。

碎纸宽度

根据毁灭资料标准，电脑印字文件必碎至3.8mm以下的纸条。对于高度机密文件，应采用可纵横切割的碎纸机，把文件碎至少于1.9mm宽及15mm长的废纸，确保资料机密。

保护环境

为了响应环保信息，一般碎纸机部高于62分贝音量为标准，吞吐量较大的碎纸机声量会较大，但新趋势的设计会着重低声量为主，、使办公室人员更能享受与宁静的工作环境，同时，废纸亦可收回循环再用，碎纸条亦可废物利用作为包装物料，不但节省成本，更可支持环保。

1、机器内刀具精密、锐利，使用时注意，请勿将衣角、领带、头发等卷入进纸口以免造成意外损伤。

2、碎纸桶纸满后，请及时清除，以免影响机器正常工作。

3、请勿放入碎布料、塑料、胶带、硬金属等。

4、为了延长机器寿命，每次碎纸量应低于机器规定的最大碎纸量为宜，没说明 碎光盘、磁盘、信用卡的机器，请勿擅自放入机器碎。

5、清洁机器外壳，请先切断电源，用软布沾上清洁剂或软性肥皂水轻擦，切勿让溶液进入机器内部，不可使用漂白粉，汽油或稀液刷洗。

6、请勿让锋利物碰到外壳，以免影响机器外观。